Home
| Sala de studiu
Sala de studiu
REGULAMENT AL SĂLILOR DE STUDIU ALE ARHIVELOR NAŢIONALE ALE ROMÂNIEI
CAPITOLUL I
Definiţii
În sensul prezentului regulament, următorii termeni se definesc după cum urmează:
- acces – funcţie atribuită Arhivelor de a face disponibile pentru utilizatori unităţile arhivistice pe care le administrează şi păstrează, precum şi instrumentele de evidenţă ale acestora;
- cercetare – acţiunea de studiere şi fişare, pe diferite teme, a documentelor din fondurile şi colecţiile arhivistice, în scopul cunoaşterii informaţiilor care pot răspunde cerinţelor ştiinţifice şi ale activităţii cultural-educative şi de popularizare
- custode – persoană desemnată să asigure îndrumarea utilizatorilor şi respectarea normelor specifice activităţilor de la sala de studiu;
- îndrumare – activitatea prin care custozii oferă date şi informaţii utilizatorilor şi îi asistă pe parcursul cercetării;
- legitimaţie de utilizator – document care conţine datele de identificare ale utilizatorului, emis de Arhivele Naţionale în urma unei solicitări scrise,
valabil pe durată determinată şi netransmisibil, în baza căruia posesorul are acces la unităţile arhivistice, unităţile de bibliotecă administrate de Arhivele Naţionale, precum şi la instrumentele de evidenţă disponibile la sala de studiu;
- sală de studiu – spaţiu special amenajat în incinta căruia se desfăşoară cercetarea;
- unitate arhivistică – unitate de evidenţă a documentelor de arhivă, care reprezintă în sine un document separat sau totalitatea documentelor care au o importanţă de sine stătătoare; se individualizează prin conţinutul şi forma sa, referindu-se la o acţiune, problemă sau lucru şi ocupă o poziţie aparte într-un instrument de evidenţă.
- unitate de bibliotecă – carte şi/sau volum al unui periodic aflate în administrarea bibliotecilor Arhivelor Naţionale, înregistrate în fişiere/cataloage şi având cote de sine stătătoare, care sprijină cercetarea desfăşurată în sălile de studiu;
- utilizator – persoană fizică posesoare a unei legitimaţii de utilizator la sala de studiu şi care desfăşoară activităţi în concordanţă cu art. 1 din prezentul Regulament.
CAPITOLUL II
Reguli privind accesul la informare şi cercetare
Art. 1. (1) Unităţile arhivistice şi unităţile de bibliotecă aflate în administrarea şi păstrarea Arhivelor Naţionale pot fi cercetate în sălile de studiu exclusiv în scopuri ştiinţifice/jurnalistice, pentru elaborarea unor lucrări de specialitate, studii, articole, comunicări, expoziţii, emisiuni radio, TV etc.
(2) Obţinerea unor documente cu valoare probatorie nu se poate realiza prin sălile de studiu ale Arhivelor Naţionale, ci prin compartimentele de relaţii cu publicul, conform reglementărilor în vigoare.
Art. 2. (1) În sălile de studiu ale Arhivelor Naţionale pot fi cercetate unităţile arhivistice care îndeplinesc următoarele condiţii:
a) nu depăşesc termenul legal de punere în cercetare;
b) nu lezează drepturile şi libertăţile individuale ale cetăţeanului;
c) nu sunt clasificate;
d) sunt inventariate, numerotate şi certificate;
e) starea de conservare permite consultarea lor.
(2) Accesul la arhive este egal şi nediscriminatoriu pentru toţi utilizatorii.
Art. 3. (1) Serviciul Arhive Naţionale Istorice Centrale şi fiecare dintre structurile teritoriale ale Arhivelor Naţionale trebuie să aibă cel puţin o sală de studiu.
(2) Activităţile specifice sălilor de studiu sunt asigurate de către custozi desemnaţi.
Art. 4. Pentru a li se permite accesul în sălile de studiu ale Arhivelor Naţionale, utilizatorii trebuie să aibă ţinută şi atitudine decente.
Art. 5. (1) Accesul la cercetare se realizează în baza unei legitimaţii de utilizator.
(2) Legitimaţia de utilizator este gratuită.
(3) Legitimaţia de utilizator (a se vedea Anexa 1) este nominală şi netransmisibilă.
(4) Legitimaţia de utilizator se eliberează în baza cererii-tip (a se vedea Anexa 2), a unui act de identitate valabil (buletin de identitate/carte de identitate/ paşaport) şi în urma completării declaraţiei prevăzute în Anexa 2-verso.
(5) Legitimaţia de utilizator are valabilitate până la încheierea anului calendaristic în care a fost emisă.
(6) Cererea-tip de eliberare a unei legitimaţii se completează personal de către utilizator.
(7) Eliberarea legitimaţiei de utilizator este de competenţa custodelui sălii de studiu.
(8) La expirarea valabilităţii, o nouă legitimaţie de utilizator se poate elibera gratuit, după completarea unei noi cereri-tip.
(9) În cazul pierderii/deteriorării/distrugerii/furtului legitimaţiei, utilizatorul este obligat să anunţe custodele, în vederea anulării vechii legitimaţii şi a obţinerii uneia noi, prin completarea unei noi cereri-tip; custodele anulează numărul de legitimaţie anterior, iar cererea-tip iniţială îşi pierde valabilitatea.
(10) Accesul în sălile de studiu este permis utilizatorilor cu vârsta de peste 18 ani.
(11) Cercetarea este strict personală şi fiecare utilizator este responsabil de unităţile arhivistice pe care le-a solicitat spre cercetare.
CAPITOLUL III
Reguli pentru cercetarea unităţilor arhivistice
Art. 6. (1) În sălile de studiu ale Arhivelor Naţionale nu se pot studia unităţile arhivistice administrate de către alte structuri
(centrală/teritoriale) ale Arhivelor Naţionale sau de către alte instituţii decât cea în care se află sala de studiu aferentă.
(2) Excepţie de la alin. (1) fac rolele de microfilme aflate în administrarea altor structuri ale Arhivelor Naţionale.
(3) În sălile de studiu nu se pot studia documente originale din arhiva personală a utilizatorului.
Art. 7. (1) Utilizatorilor li se pune la dispoziţie Lista fondurilor şi colecţiilor date în cercetare.
(2) Utilizatorilor li se pun la dispoziţie instrumentele de evidenţă existente în sălile de studiu (inventare, indici cronologici, cataloage, îndrumătoare, fişiere/cataloage de bibliotecă).
Art. 8. – (1) În vederea studierii materialului documentar selectat, utilizatorul completează un buletin de comandă (a se vedea Anexa 3) şi fişe de control (a se vedea Anexa 4), pentru ziua lucrătoare următoare sau pentru o altă dată calendaristică.
(2) Pentru fondurile aflate în depozitele exterioare ale Arhivelor Naţionale, comenzile de unităţi arhivistice se fac cu cel puţin 3 zile înaintea datei stabilite pentru cercetare.
(3) Utilizatorii din alte localităţi decât cea în care se află sala de studiu în cauză pot primi unităţi arhivistice şi în ziua prezentării la cercetare, dacă solicitarea se face până la ora 12:00, lucru valabil exclusiv pentru unităţile arhivistice depozitate în acelaşi sediu în care se află sala de studiu şi doar pentru prima zi de cercetare.
(4) În momentul primirii unităţilor arhivistice solicitate, utilizatorul este obligat să semneze pe buletinul de comandă şi să menţioneze data preluării acestora spre cercetare.
Art. 9. – (1) În vederea primirii spre cercetare a unităţilor arhivistice, utilizatorul completează toate datele de identificare: denumirea fondului sau colecţiei, a părţii structurale, toate elementele care indică partea structurală a fondului (indicativul cu cifra romană sau arabă, acolo unde este cazul), numărul inventarului, numărul dosarului, anul, numărul pachetului, unităţii arhivistice (dosare, role etc.)
(2) Unităţile arhivistice datate ante-1800 pot fi consultate numai sub diferite forme de reproducere, executate cu mijloacele Arhivelor Naţionale.
(3) Pentru unităţile arhivistice care sunt transpuse pe peliculă, se pune la dispoziţia utilizatorului microfilmul, originalele putând fi solicitate numai pentru reproduceri.
Art. 10. – (1) Zilnic, pe un buletin de comandă, utilizatorul poate solicita una dintre următoarele categorii de unităţi arhivistice:
a) 15 dosare;
b) 20 documente foi volante;
c) 20 xerografii;
d) 30 fotografii;
e) 10 sigilii;
f) 5 manuscrise;
g) 5 registre;
h) 5 planuri sau hotărnicii;
i) 5 albume de fotografii;
j) 5 planşe;
k) 5 role microfilm;
l) 5 suluri;
m) 5 stampe.
(2) În cazul solicitărilor mixte, nu poate fi depăşit numărul de 30 de unităţi arhivistice.
(3) Un utilizator poate avea simultan în studiu numărul maxim de unităţi arhivistice de pe două buletine de comandă, în funcţie de categoria de unităţi arhivistice.
Art. 11. În funcţie de spaţiul de lucru disponibil, custozii pot stabili numărul maxim de unităţi arhivistice pe care un utilizator le poate avea simultan pe masa de lucru, fără a încălca prevederile art. 10, precum şi numărul materialelor necesare cercetării (coli de scris/caiet/folii de protecţie transparente/reproduceri).
Art. 12. – (1) Predarea de către utilizator a comenzilor de unităţi arhivistice, precum şi a materialului documentar consultat într-o zi de cercetare se fac cu cel puţin 15 minute înainte de încheierea programului Sălii de studiu din ziua respectivă.
(2) Predarea de către utilizator a comenzilor pentru reproduceri de pe unităţi arhivistice se face cu cel puţin 30 de minute înainte de încheierea programului Sălii de studiu din ziua respectivă.
Art. 13. – (1) Unităţile arhivistice se pot păstra spre consultare în sala de studiu cel mult 20 de zile lucrătoare.
(2) Este posibilă o singură prelungire a termenului, pentru maximum 10 zile lucrătoare, cu acordul custodelui.
(3) Prelungirea termenului de cercetare a unităţilor arhivistice se face prin completarea de către utilizator a unui nou buletin de comandă şi a unor noi fişe de control;
(4) Noul buletin de comandă şi noile fişe de control poartă menţiunea „P”.
Art. 14. După cel puţin o lună de la ultima restituire a unei unităţi arhivistice, utilizatorul o poate solicita pentru o nouă consultare.
Art. 15. – (1) În cazul în care utilizatorul nu se prezintă la sala de studiu în termen de 10 zile lucrătoare de la data pentru care a solicitat unităţile arhivistice în vederea cercetării şi nici nu anunţă acest lucru, unităţile arhivistice solicitate sunt restituite la depozit din oficiu, fără să mai fie necesară completarea foii de folosire.
(2) În situaţiile prevăzute la alin. (1), custodele menţionează expresia “comandă necercetată” pe buletinul de comandă respectiv, iar unităţile arhivistice respective intră sub incidenţa art. 14.
(3) În cazul în care un utilizator restituie unităţi arhivistice care sunt solicitate de către un alt utilizator, se poate efectua transferul de unităţi arhivistice fără ca acestea să ajungă la depozit, prin completarea corespunzătoare a buletinului de comandă şi a fişelor de control respective.
(4) În situaţia prevăzută la alin. (3), custozii preiau noile buletine de comandă şi transmit la depozite noile fişe de control.
Art. 16. – (1) Pe lângă materialul arhivistic comandat, utilizatorul poate solicita zilnic, pentru ziua în curs sau pentru o altă dată, cel mult 5 unităţi de bibliotecă (cărţi şi/sau periodice) de la biblioteca Arhivelor Naţionale care deserveşte sala de studiu respectivă.
(2) Unităţile de bibliotecă ale Arhivelor Naţionale se dau în cercetare după completarea unui buletin de comandă pentru unităţi de bibliotecă (a se vedea Anexa 5).
(3) Unităţile de bibliotecă ale Arhivelor Naţionale se pot păstra spre consultare în sala de studiu cel mult 20 de zile lucrătoare, fiind posibilă, în situaţii justificate, prelungirea termenului pentru încă 10 zile lucrătoare, cu acordul custodelui.
(4) Unităţile de bibliotecă pot fi consultate şi în condiţiile în care utilizatorul nu solicită unităţi arhivistice spre consultare.
Art. 17. – (1) Utilizatorul poate solicita, contra cost, reproduceri de pe unităţile arhivistice/unităţile de bibliotecă cercetate, ca şi de pe instrumentele de evidenţă a unităţilor arhivistice, prin completarea unei cereri (a se vedea Anexele 6 şi 7);
(2) Arhivele Naţionale deţin copyright-ul în cazul publicării instrumentelor de evidenţă aflate în acces liber la sălile de studiu ale instituţiei.
(3) Executarea reproducerilor se asigură în laboratoarele Arhivelor Naţionale, cu aparatura şi specialiştii instituţiei, achitându-se tarifele în vigoare.
(4) Executarea reproducerilor se realizează în măsura dotărilor tehnice ale Arhivelor Naţionale.
(5) Cererile adresate de utilizatori pentru executarea de xerocopii ce cuprind mai puţin de 50 de file se rezolvă în termen de cel mult 5 zile lucrătoare de la înregistrare.
(6) În cazul reproducerilor foto, acestea pot fi executate şi cu aparatul foto propriu al utilizatorului, numai după obţinerea acordului din partea custodelui, în locurile desemnate de către acesta din urmă şi cu achitarea unor taxe zilnice în contul Arhivelor Naţionale (a se vedea Anexa 8) sau al serviciului judeţean respectiv.
(7) În cazul utilizării aparatului foto propriu al utilizatorului, folosirea blitzului este interzisă.
(8) Tipul reproducerii va fi consemnat în foaia de folosire a unităţii arhivistice, în cadrul rubricii “Observaţii”.
(9) Pe reproducerile xerox executate prin sălile de studiu, se aplică ştampila “Executat la SANIC/SJAN ________________/SMBAN”.
(10) Reproducerile după unităţile arhivistice/unităţile de bibliotecă/instrumentele de evidenţă sunt ridicate de către utilizatorul care le-a solicitat sau de către o altă persoană desemnată de acesta şi menţionată pe cererea de reproducere.
Art. 18. La finalizarea cercetării, cu respectarea termenelor prevăzute la articolele 13 şi 16, utilizatorul predă custodelui unităţile arhivistice/unităţile de bibliotecă, în vederea restituirii acestora către depozite.
Art. 19. Pentru alte situaţii decât cele reglementate prin prezentul regulament, utilizatorii au posibilitatea să se adreseze în scris, după caz, directorului Arhivelor Naţionale ale României, şefului Serviciului Arhive Naţionale Istorice Centrale, şefului Serviciului Municipiului Bucureşti sau şefilor serviciilor judeţene, care au obligaţia de a răspunde în termen de maximum două zile lucrătoare de la depunerea solicitării.
CAPITOLUL IV
Obligaţiile custodelui sălii de studiu în relaţia cu utilizatorii
Art. 20. Custozii au următoarele obligaţii:
a) să cunoască şi să respecte prevederile prezentului Regulament;
b) să cunoască activitatea sălii de studiu şi instrumentele de cercetare/informare ştiinţifică;
c) să ofere îndrumare la completarea buletinelor de comandă şi pe parcursul cercetării unităţilor arhivistice, prin punerea la
dispoziţia utilizatorilor a instrumentelor de evidenţă a fondurilor şi colecţiilor;
d) să preia cererile depuse la sala de studiu de către utilizatori în baza art. 19, să le transmită pentru înregistrare şi să urmărească soluţionarea lor;
e) să preia unităţile arhivistice consultate de către fiecare utilizator în momentul predării zilnice şi, la restituirea acestora de către utilizator, să urmărească completarea foii de folosire;
f) să manifeste tact, amabilitate şi receptivitate în relaţia cu utilizatorii.
CAPITOLUL V
Reguli pentru utilizator
A. Drepturi
Art. 21. Utilizatorul poate:
a) să solicite, pe baza cererii-tip, şi să obţină eliberarea în mod gratuit a unei legitimaţii de utilizator;
b) să primească îndrumare pentru utilizarea instrumentelor de evidenţă aflate la sala de studiu;
c) să solicite îndrumare din partea unui specialist al Arhivelor Naţionale, altul decât custodele sălii de studiu;
d) să consulte instrumentele de evidenţă;
e) să consulte unităţile de bibliotecă aflate la raft în sala de studiu;
f) să intre în sala de studiu cu unităţi de bibliotecă personale, însă numai după prezentarea acestora custodelui;
g) să intre în sala de studiu cu un număr de maximum 30 de coli de hârtie şi/sau un caiet în vederea luării de notiţe, cu materiale personale necesare cercetării şi cu instrumente de scris care să nu conducă la deteriorarea materialului cercetat;
h) să aibă acces în sala de studiu cu laptop-ul personal;
i) să solicite reproduceri după unităţile arhivistice şi/sau unităţile de bibliotecă avute în cercetare, ca şi după instrumentele de evidenţă disponibile;
j) să solicite o unitate arhivistică studiată anterior, după o lună de la ultima restituire şi în condiţiile în care aceasta nu se află în cercetarea altui utilizator;
k) să execute fotocopii cu aparat digital propriu, fără folosirea blitzului, în locurile stabilite de către custode şi în conformitate cu art. 17, alin. (6)-(8);
l) să realizeze studii, articole pe baza materialului documentar cercetat şi să publice, in extenso sau parţial, textul şi/sau imaginea unităţilor arhivistice studiate, cu menţionarea sursei bibliografice (Arhivele Naţionale ale României);
m) să sesizeze custozilor eventuale nereguli operate de către alţi utilizatori.
B. Obligaţii
Art. 22. Utilizatorul trebuie:
a) să cunoască şi să respecte prezentul Regulament;
b) să respecte programul de funcţionare a sălii de studiu în care îşi desfăşoară cercetarea;
c) să prezinte la punctul de control al Arhivelor Naţionale legitimaţia de utilizator, în cazul în care aceasta i-a fost eliberată anterior, şi actul de identitate;
d) să depună la garderobă hainele şi bagajele, înainte de a intra în spaţiile destinate cercetării;
e) să intre în sala de studiu fără mape, genţi, poşete, paltoane, căciuli, eşarfe, fulare;
f) să respecte limitele de siguranţă şi acces pentru public;
g) să seteze telefonul mobil şi laptop-ul pe modul “silenţios”;
h) să evite discuţiile zgomotoase cu alte persoane din incinta sălii de studiu sau la telefonul mobil;
i) să declare eventuala modificare a datelor personale;
j) să anunţe eventuala pierdere/deteriorare/distrugere a legitimaţiei de utilizator, în vederea obţinerii uneia noi;
k) să semneze în registrul de prezenţă zilnică;
l) să prezinte custodelui, la intrarea în sala de studiu, unităţile de bibliotecă personale avute asupra sa;
m) să aibă o igienă adecvată şi să manifeste un comportament care să nu îi afecteze pe ceilalţi utilizatori şi/sau personalul sălii de studiu;
n) să intre în sala de studiu fără alimente, băuturi sau orice fel de materiale sau lichide care ar putea afecta unităţile arhivistice/ unităţile de bibliotecă/instrumentele de evidenţă avute in cercetare;
o) să nu intre în sala de studiu cu unităţi arhivistice în original, altele decât cele puse la dispoziţie de către custozi;
p) să completeze foaia de folosire existentă la fiecare unitate arhivistică;
q) să cerceteze doar acele unităţile arhivistice care sunt solicitate nominal prin buletinul de comandă şi care sunt primite direct de la custozi;
r) să execute reproduceri de pe unităţi arhivistice/ unităţi de bibliotecă/instrumente de evidenţă exclusiv cu acordul custodelui;
s) să semnaleze custodelui dacă unităţile arhivistice pe care le cercetează prezintă deteriorări, precum si alte nereguli constatate;
t) să predea zilnic custodelui unităţile arhivistice cercetate;
u) să menţioneze, în aparatul ştiinţific al lucrărilor proprii, sursa (Arhivele Naţionale ale României) şi denumirea fondurilor/ colecţiilor şi unităţilor arhivistice studiate, în conformitate cu normele de editare.
Art. 23. În cazul nerespectării obligaţiilor prevăzute la art. 22 din prezentul Regulament, custodele sesizează şeful ierarhic în vederea suspendării dreptului de acces în sălile de studiu ale Arhivelor Naţionale pentru o perioadă de până la 6 luni.
C. Interdicţii:
Art. 24. Utilizatorului îi sunt interzise:
a) scoaterea unităţilor arhivistice/unităţilor de bibliotecă ale Arhivelor Naţionale/instrumentelor de evidenţă din sala de studiu;
b) sustragerea sau tentativa de sustragere a unităţilor arhivistice/unităţilor de bibliotecă ale Arhivelor Naţionale/instrumentelor de evidenţă;
c) deteriorarea, sub orice formă, a unităţilor arhivistice/unităţilor de bibliotecă/instrumentelor de evidenţă avute în cercetare;
d) operarea oricărui fel de însemnări pe unităţile arhivistice/unităţile de bibliotecă/instrumentelor de evidenţă;
e) agresarea fizică sau verbală a custozilor sau a celorlalţi utilizatori;
f) folosirea legitimaţiei altui utilizator;
g) intrarea în depozitele de arhivă.
Art. 25. – (1) În cazul nerespectării interdicţiilor prevăzute la art. 24 din prezentul regulament, conducerea Arhivelor Naţionale sau şefii serviciilor judeţene îşi rezervă dreptul de a anula legitimaţia de utilizator.
(2) Dacă faptele comise de utilizator sunt de natură penală, Arhivele Naţionale vor proceda în conformitate cu prevederile legale.
CAPITOLUL VII
Dispoziţii finale
Art. 26. Anexele 1-9 fac parte integrantă din prezentul Regulament.
Art. 27. Cu data intrării în vigoare a prezentului Regulament, toate reglementările anterioare se abrogă.
Regulamentul Sălii de studiu poate fi vizualizat în format pdf si descărcat de aici
|
© 2008 Continutul acestui site este proprietatea Directiei Judetene Timis a Arhivelor Nationale. ® Powered by 3Waves.net Studio